会博通同档案保管解决方法：围绕采购管理全流程 促进业务流程高效率进行！

在工作上，大家总会经手人一个重要的文档——合同书。企业合同是指企业合同承办部门为推进某类经济发展目地，按照担保法以及相关法规和要求，意味着企业与公平行政主体中间签订的开设、变动、停止民事诉讼权利义务关系的书面协议。合同书档案保管是档案工作范围中至关重要的具体内容，提升企业合同档案保管水准，可以确保档案资料合同的完好性及安全性，有益于确保公司合法权利，防范法律风险。

01

搞好合同书档案保管，必须主要关心3点

（1）合同书搜集存档长期不

现阶段，企业合同中技术服务合同是通过承担商务洽谈的部门进行管理，而供货合同是通过项目需求单位自行负责。大部分，合同书申请流程是通过合同书承办人承担，在拟定、审批、审核及其合同履行时，需经过一系列繁杂环节。那样，合同文件管理方法就相对来说分散化，并且在走流程时需花的时间不确定性，周期时间长短不一，易出现文档丢失或存放不全的现象，可能会导致中后期合同文件搜集存档就比较困难。

一般来说，公司合同归档由采购管理单位按本年度向档案资料部门进行转交的，但往往转交存档长期不，以致于2年后才存档的现象也司空见惯。

（2）合同书档案资料管理不规范

现阶段，公司的合同档案的管理方法欠缺相对应宏观经济性的重要依据文件和具备规范性的工作制度。企业对合同书档案的管理范围、具体内容、要求及综合利用工作等没有形成明确的管理制度，公司现仅对合同范本作出了管理方法，并且存档的合同范本都是各种各样，有原件，有团本，还有的盖上了合同印花税，到底应当存档哪一个文字，没有明确观点。对于与之相关的合同书早期谈判文件、合同审批文档、意向协议书、保证书、担保书、抵（质）押书、资质证书书、法人授权委托书、协议书、鉴资格证书、公证委托书、合同变更、出让、停止文件材料及合同的民事调解书、裁决书、执行书、会议记录、信件、记事本等这种文档，并未开展搜集整理归档。合同书档案的完好性还远远不够。

（3）合同书档案资料品质有待提升

目前，企业对文件的管理方法并没有专门的机构进行掌控，尽管企业有设定质量管理机构，但是其岗位职责并不是对公司的文件模板、文件格式、内容进行承担。单位里设定的品质工程师岗位，是做兼职真实身份，并且公司没有文件对岗位工作职责范围和工作标准，开展确立叙述。因此，单位里产生的文件，有些是五花八，撰写不合规、文件格式不齐全，合同编号发生反复的现象，也使合同范本形成品质受到影响。

02

会博通合同书档案保管解决方法

会博通合同书档案保管解决方法围绕合同书档案保管全流程，为消费者提供全方面的安全性保障体系，完成了档案资料从拟定、到审批、审核等数字化、智能化的管理方法和应用。

（1）依管理权限将不一样工作人员纳入到档案工作中

会博通合同书信息管理软件可根据需求，为企业定制供不一样用户量应用的系统。针对工作人员与业务均较多的公司，会博通给予没有限制用户数的版本。公司可对不同单位、不一样人员进行权限管理后，使我们都积极参与到档案工作中。

管理权限与用户配对好以后，规模庞大档案工作却被分拆拿了不同类型的工作人员和部门，档案的管理方法会更有效。例如受权商务接待单位朋友归档技术服务合同，下一步工作中每一个技术服务合同都可由国家商务部朋友承担提交存档，合同书档案管理部门只必须做好核查和审核就可以了。

（2）系统化审核，合同书档案保管更有效

会博通合同书信息管理软件，为企业提供了系统化审核作用。合同书承办人在起草合同后，可以直接进行线上审批步骤，在合同审查成功后，就可以和客户签署有关合同书事项。

（3）合同书档案资料可以和不一样文本文档密切相关，合同书材料更详细

会博通在合同信息管理软件之中，为消费者提供了关系文本文档作用。使用的过程当中，大家可以快速地将合同书早期谈判文件、合同审批文档、意向协议书、保证书、担保书、抵（质）押书、资质证书书、法人授权委托书、协议书、鉴资格证书、公证委托书、合同变更、出让、停止文件材料及合同的民事调解书、裁决书、执行书、会议记录、信件、记事本等这种文件打开方式到合同约定下，以保证合同书档案的详细、全方位。

（4）内嵌合同范本，合同书填好更标准

对于合同书撰写不合规、文件格式不齐全、合同编号反复发生等诸多问题。会博通合同书信息管理软件为消费者提供了日常化的合同范本。合同书承办人，可一键套入内嵌的模具开展合同起草。自然，如果企业有独创的合同范本规定，也可以在系统中设计制作。合同书特性包括主题风格、序号、版本信息、责任人、日期、序号、存档号等，也都可以进行自定调节。

（5）合同书到期提醒，业务合作早部署

会博通合同书信息管理软件适用按时提醒功能，在合同期满前可按照特定周期时间向特定工作人员推送提示，便于相关负责人提前准备业务流程或部署工作。例如公司与某一著作权商签订了一年期的版权购版服务协议，那么您就能在将要到一年时设置提醒，以防著作权错用，而给公司带来不必要的损失。

会博通合同书档案保管解决方法，助力企业将不一样工作人员纳入到档案管理工作中，用系统化审核、关系文本文档、内嵌模版、合同书到期提醒等智能基本功能，让档案保管更有效、更便捷！

相关阅读：